Il lavoro agile continua a generare nuovi scenari giuridici. Una recente pronuncia del Tribunale di Cosenza ha stabilito che l'utilizzo di un'applicazione in grado di rilevare la posizione del dipendente solo al momento della timbratura non costituisce un controllo a distanza vietato dalla legge. La sentenza numero 972 del 2026, depositata il primo luglio, ha annullato la sanzione da 50mila euro che il Garante per la protezione dei dati personali aveva inflitto a un ente pubblico. La vicenda traccia un confine importante tra ciò che può essere considerato una legittima verifica di presenza e ciò che invece configura una sorveglianza illecita sull'attività lavorativa.
Tre sedi autorizzate e un controllo a sorpresa mettono in discussione l'uso dell'app
La controversia ha origine dalla situazione di una dipendente pubblica ammessa a svolgere la prestazione in modalità agile da tre luoghi specificamente indicati nell'accordo individuale con l'amministrazione. Per verificare le presenze, l'ente utilizzava un'applicativo denominato Time Relax, capace di registrare la posizione geografica del lavoratore nel solo istante in cui questi effettuava la marcatura di ingresso o uscita. Il sistema prevedeva anche controlli a campione tramite telefonate durante le quali si chiedeva al dipendente di attivare la geolocalizzazione e di eseguire una nuova timbratura. In occasione di due verifiche effettuate il 23 e il 25 gennaio 2024, la lavoratrice risultava trovarsi in una postazione non compresa fra quelle autorizzate. Ne era scaturito un procedimento disciplinare poi sospeso e un esposto in Procura archiviato dal Gip di Cosenza.
La sanzione dell'Autorità e la difesa dell'ente basata sulla natura dell'applicativo
La dipendente si era rivolta al Garante privacy lamentando un trattamento illecito dei propri dati di localizzazione. Con il provvedimento numero 135 del 13 marzo 2025, l'Autorità aveva accolto il reclamo e sanzionato l'amministrazione per 50mila euro, contestando la violazione di diverse disposizioni del GDPR e del Codice privacy. Secondo il Garante, la geolocalizzazione del personale in lavoro agile costituiva un controllo a distanza incompatibile con la flessibilità tipica dello smart working. L'Authority aveva ritenuto irrilevante anche il consenso prestato dalla dipendente all'uso dell'applicativo.
La decisione del Tribunale si fonda sulla distinzione tra strumenti di controllo e strumenti di rilevazione presenze
Il Tribunale di Cosenza ha accolto integralmente le argomentazioni dell'ente ricorrente, annullando sia l'ordinanza-ingiunzione del Garante sia la successiva cartella esattoriale. La pronuncia si fonda sulla lettura dell'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, che distingue nettamente due categorie di strumenti. I dispositivi da cui può derivare un controllo a distanza dell'attività lavorativa sono ammessi solo per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale e solo previo accordo con le rappresentanze sindacali oppure autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. Gli strumenti che il dipendente utilizza per rendere la prestazione e i dispositivi di rilevazione di accessi e presenze, invece, non sono soggetti a queste stesse condizioni.
La natura della timbratura potenziata esclude la sorveglianza continua
Secondo il Tribunale, l'applicativo oggetto di causa va ricondotto proprio a questa seconda tipologia di strumenti. Acquisendo la posizione soltanto nell'istante della marcatura e non durante l'intera giornata lavorativa, non consente alcuna ricostruzione degli spostamenti né un monitoraggio continuativo della prestazione. Si tratta, in altre parole, di una timbratura rafforzata da un dato sulla posizione e non di un sistema di sorveglianza. Questa lettura trova sostegno in alcuni precedenti della Corte di Cassazione. La sentenza numero 25732 del 2021 ha chiarito che la qualificazione giuridica di uno strumento dipende dal suo concreto funzionamento, non dal nome che gli viene attribuito. La sentenza numero 9904 del 2016 ha già ammesso che le timbrature potenziate, capaci cioè di registrare informazioni ulteriori rispetto al semplice ingresso e uscita, non sono di per sé vietate, restando comunque soggette alle garanzie dell'articolo 4. Diverso, invece, il caso deciso con la sentenza numero 19922 del 2016, relativa a un sistema GPS installato su veicoli aziendali con localizzazione costante, ritenuto un'ipotesi di monitoraggio continuo e, quindi, incompatibile con la disciplina sui controlli a distanza.
Il consenso informato e l'intesa sindacale rafforzano la legittimità dell'uso
Il Tribunale valorizza anche un altro aspetto, ossia il consenso della lavoratrice, che il Garante aveva ritenuto del tutto inefficace ai fini della liceità del trattamento. Per il giudice calabrese, negare ogni rilievo alla volontà del lavoratore rischia di comprimerne la dignità anziché tutelarla. Nel caso specifico, l'utilizzo dell'applicativo era stato condiviso con le rappresentanze sindacali in due distinti incontri ed era stato inserito nel piano organizzativo del lavoro agile dell'ente per il triennio 2024-2026. Su questo aspetto la sentenza si allinea a un orientamento più recente della Cassazione, la sentenza numero 30822 del 24 novembre 2025, secondo cui le informazioni raccolte tramite strumenti autorizzati ai sensi dell'articolo 4 sono utilizzabili anche a fini disciplinari, purché il lavoratore sia stato adeguatamente informato sulle modalità d'uso.
I limiti del Garante nelle scelte organizzative del datore di lavoro pubblico
Infine, il Tribunale afferma che non spetta al Garante sindacare le scelte organizzative del datore di lavoro pubblico, né stabilire quale modello di lavoro agile sia preferibile. Il compito dell'Autorità resta limitato alla verifica della liceità del trattamento dei dati e dell'adeguatezza dell'informativa fornita ai lavoratori. Questa sentenza offre quindi un importante punto di riferimento per tutte le amministrazioni pubbliche e le aziende private che utilizzano strumenti di rilevazione della presenza in modalità agile, chiarendo che non ogni rilevazione della posizione configura un controllo vietato, ma solo quella che assume carattere continuativo e invasivo.